Создание презентации с нуля: требования, правила, программы

Примеры презентаций

Для чего нужна презентация

Создание презентации – довольно трудоемкий процесс, занимающий время, поэтому многие при подготовке доклада считают, что смогут обойтись и без демонстрации слайдов. От этого выступление проигрывает, становится скучным, большинство информации просто не усваивается. Таким образом речь не достигает своей цели. Выясним, почему это происходит и почему без хорошей презентации не обойтись.

• Большинство аудитории воспринимает информацию зрительно. Устная речь распознается гораздо хуже, из-за чего она не запоминается. А такие данные, как цифры, даты, соотношения вообще очень плохо воспринимаются на слух.
• Существует информация, которую невозможно представить без слайдов. К ней относятся картинки, графики, диаграммы, таблицы, иллюстрации. Лучше один раз показать это зрителям, чем многократно описывать словами.
• Если слушатели плохо ориентируются в теме, им сложно будет выделить тезисы и основные мысли. Не всегда презентация зачитывается перед экспертами, и неподготовленной аудитории будет сложно воспринимать новые факты на слух.
• Монотонная речь быстро становится скучной и неинтересной, внимание зрителей теряется. А вот постоянно сменяющиеся слайды выглядят более интересно, благодаря чему концентрация возрастает, особенно, если они хорошего качества и эмоционально окрашены. 
• Информацию со слайдов проще сохранить. Нужные данные легко сфотографировать, например, если это важные факты, цифры или контакты. А для изображения последних можно использовать QR-код со ссылками на все необходимые ресурсы.

Итак, презентация – неотъемлемая часть хорошего, качественного выступления. Теперь предстоит разобраться, как правильно ее подготовить.

Программы для презентаций

В первую очередь необходимо понять, в каком приложении будет создаваться презентация. Выбираем из наиболее распространенных.

• PowerPoint. Одна из самых популярных программ, которая поддерживается на всех устройствах, в том числе мобильных, и онлайн. Обладает широким функционалом, большим количеством шаблонов, шрифтов, фонов, поддерживает создание разнообразных слайдов. Благодаря большому количеству настроек подойдет профессионалам, а простой интерфейс в стиле Microsoft Word будет понятен и новичку.
• Canva. Бесплатная программа с интуитивно понятным стилем. Она поддерживает большое количество шрифтов и переходов, позволяет создавать анимации, использовать дизайнерские шаблоны. Готовую работу можно импортировать в любой формат, а также разместить в интернете как сайт. Поддерживает совместное редактирование документа и онлайн-трансляцию.
• Google Slides. Онлайн-приложение с широким функционалом, как и у скачиваемых программ. Поддерживается на всех устройствах, позволяет загрузку шрифтов, фонов, шаблонов, переходов. Документ можно редактировать в команде или с разных гаджетов. Готовые работы экспортируются во все форматы, открываются онлайн. Презентациями от Гугл пользуются и профессионалы, и новички.

В каждом из этих приложений можно создать качественную презентацию, так как у них схожий функционал и все они подойдут новичкам.

Что такое слайд

Любая презентация состоит из слайдов – минимальных единиц, на которых расположена необходимая информация. Как правило, они бывают следующих видов.

• Титульный слайд. Содержит сформулированную тему презентации, иногда – информацию о докладчике или компании. 
• Информационный слайд. На нем размещается весь текст, изображения, иллюстрации, диаграммы. Также на нем обязательно присутствует заголовок.
• Слайды-разделители. Отделяют разные тезисы друг от друга, исполняются в стилистике титульного листа. Помогают концентрировать внимание, способствуют сохранению логики изложения.
• Завершающий слайд. Подводит итоги, содержит призыв к действию или блок контактов. Обязательно должен быть информативным, так как именно на его основании оценивается вся презентация.

На слайдах можно размещать заголовки и текстовую информацию, иллюстрации, графики и диаграммы. Более того, все объекты можно анимировать, чтобы они появлялись поочередно, сменяли друг друга и исчезали. Также можно настроить, с каким переходом это будет происходить, например, с рассеиванием или затуханием. Хороший слайд должен быть информативным, но не перегруженным.

Требования к структуре и оформлению

Единых закрепленных требований к оформлению разных видов презентаций нет. Существующие правила основаны на принципах эргономики и гармоничности дизайна:

• шрифт не менее 24 пт, для заголовков – не менее 48, хорошо читаемый, не рукописный, лучше без засечек;
• контрастная палитра, лучше – светлый фон и темный текст;
• не более 2 шрифтов в одной презентации, в идеале – один для текста и другой для заголовков;
• не более 3 цветов на одном слайде, не учитывая изображения;
• отсутствие ярких цветов, контрастных градиентов, отвлекающих внимание текстур в качестве фона;
• единый стиль оформления всех слайдов;
• одинаковые переходы;
• отсутствие выравнивания по центру для объемных текстовых блоков;
• не больше 5-ти, а лучше 3 кратких мысли на один слайд.

Подробная структура также зависит от вида презентации. Чаще всего используется такая последовательность мыслей, которая называется S-образной.

• Введение. Приветствие, определение темы, 1-2 слайда с общей информацией о ней. 
• Определение проблематики. Чтобы заинтересовать аудиторию, нужно начать выступление с того, что ее волнует. В этой части рассказывают о проблемах, которые решает компания, бренд, линейка товара или научная разработка. Это поможет подтвердить, что тема доклада является актуальной.
• Решение проблемы. В этой части нужно сообщить, как именно объект презентации помогает в решении указанных ранее вопросов. Важно найти правильный баланс и перечислить как теоретические моменты, такие как характеристики товара или факты о компании, так и практическую часть: применение продукции, ее польза и преимущества, реализованные проекты бренда, научный опыт, подтвержденный экспериментами.
• Итог. Резюме всего вышесказанного в виде кратких тезисов, в конце – обязательный призыв к действию, основанный на сформированной ранее цели презентации.

Точная структура зависит от типа презентации: например, для имиджевого доклада больше внимания уделяется рассказу о компании, для представления товара – его характеристикам и преимуществам. Если же она сопровождает научное выступление, акцент стоит сделать на практической пользе исследования и полученных результатах. 

Основные этапы работы

Чтобы презентация была гармоничной и последовательной, а процесс ее создания не занял слишком много времени, выполнять работы необходимо поэтапно.

• Постановка цели и определении актуальности. Цель – это то, чего нужно добиться докладом: например, не «показать новый пылесос», а «убедить клиентов перейти на новую модель». Актуальность определяет, какие проблемы клиентов должен решить объект выступления, например: «снижение уровня шума, повышение времени автономной работы».
• Сбор информации. Делать это лучше в процессе подготовки самого доклада, сортируя факты, которые будут сказаны устно, и те, которые будут представлены на слайдах. Если же доклад уже готов, нужно убедиться, что он соответствует актуальной структуре, а затем выделить наиболее важную информации. Также на этом этапе подбираются картинки, иллюстрации, диаграммы. 
• Подбор визуала. После этого необходимо выбрать, в каком стиле будет выполнена презентация, определиться со шрифтовым решением и цветовой гаммой. Можно проанализировать подобные работы и совместить несколько идей, а вот шаблоны из программ лучше не использовать.
• Наполнение. Вся информация: картинки, текст, графики и диаграммы, иконки размещаются на слайдах. На этом этапе важно перенести все данные и проверить, как она будет выглядеть в конечном итоге.
• Верстка. Когда презентация наполнена, нужно проверить, чтобы все заголовки, текст и изображения на разных слайдах были на одном уровне и выровнять их при помощи направляющих. Также на этом этапе необходимо проверить шрифтовое и цветовое единство, качество картинок и иллюстраций.
• Тестовое выступление. Через 1-2 дня после окончания работы над презентацией необходимо еще раз вычитать весь текст и проверить наличие орфографических, смысловых, визуальных ошибок. Также это поможет лучше запомнить текст, чтобы на выступлении не читать его со слайдов или с листка. 

Ошибки и советы

Создать качественную презентацию с первого раза сложно, но возможно. Обязательно нужно понять, какие ошибки чаще всего допускают новички и как их избежать.

• Использование шаблонов из программ. Такой подход выглядит непрофессионально, тем более, что большинство из них выглядят очень дешево. Вместо них можно использовать минималистичный визуал со светлым фоном, вдохновляясь примерами стильных презентаций.
• Проблемы с оформлением, мешающие чтению. Наиболее распространенные ошибки – мелкий шрифт, недостаточная контрастность, низкое качество картинок, выравнивание текста по центру. Именно из-за них воспринимать информацию с большого расстояния очень сложно. Поэтому при создании презентации учитывайте, что она будет читаться не с монитора компьютера.
• Недостатки в работе с визуалом. Использование слишком простых, или наоборот, слишком витиеватых шрифтов, несочетаемые цвета, безвкусные кнопки и иллюстрации оттолкнут даже от самой продуманной и интересной презентации. Тут также на помощь придут примеры хороших презентаций, популярные шрифтовые решения и палитры.
• Избыток текста на одном слайде. Зрители все равно не успеют прочитать слишком много информации, а изображение может выглядеть перегруженным. В этом случае нужно решить, разделить данные на два слайда или удалить их вовсе, если они не так важны. То же самое касается диаграмм, таблиц, рисунков: на их изучение должно уходить не более 8-10 секунд.
• Неэффективный завершающий слайд. «Спасибо за внимание», «Вопросы» и «Конец», сопровождаемые смешными картинками, давно утратили популярность. Финал должен быть эффектным и информативным: хорошо подойдет итог всего сказанного, призыв к действию, контакты.

Создание презентации – трудоемкий, но интересный и очень важный процесс. Если следовать советам, слайд-шоу получится качественным, проиллюстрирует доклад и сделает его более запоминающимся. Четко формулируйте цели и тезисы, создавайте яркий, но гармоничный визуал, вдохновляйтесь работами профессионалов – и презентация отложится в памяти у зрителей, а выступление заинтересует даже самую придирчивую аудиторию.