Главная » Статьи » Как сделать презентацию: правила, ошибки, полезные советы
Как сделать презентацию: правила, ошибки, полезные советы
Разберемся, с чего начинается создание презентации, какие основные принципы у хорошей структуры слайд-шоу и как избежать распространенных ошибок.
Качественная и эффективная презентация – залог успеха выступления докладчика. Она поможет представить научную работу, продвинуть бренд, запустить продажи товаров, наглядно иллюстрируя информацию и подчеркивая сказанное в докладе. Разберемся, какой должна быть хорошая презентация и как ее создать.
Перед началом работы над презентацией необходимо определиться, в какой программе она будет создаваться. Выбирать нужно из следующих наиболее распространенных программ.
Microsoft PowerPoint. Это наиболее известная программа для работы с презентациями, которая хорошо подойдет и новичкам, и профессионалам. В ней поддерживается большое количество шрифтов, шаблонов, фонов, переходов, инструментов для редактирования, есть возможность вставки аудио и видео, создания графиков и таблиц. Над презентацией можно работать с разных устройств или в команде. Она отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, похожим на Word, хотя новичку придется разбираться с дополнительными функциями. Поддерживается версия на MacOS, Windows, iOS и Android, а также веб-версия.
Google Slides. Сервис для создания презентаций с очень простым интерфейсом и большим количеством функций. Редактировать файлы можно в режиме онлайн, открывать доступ к просмотру и внесению правок другим людям, просматривать список изменений. Поддерживается большое количество различных шрифтов и шаблонов слайдов, можно добавлять фоны, неограниченное число изображений, аудио, видео, настраивать переходы. Интерфейс будет хорошо понятен даже новичку, а большое количество функций позволит создавать профессиональные презентации. Поддерживается на всех платформах и в онлайн-версии.
Canva. Признанный профессионалами и доступный для новичков онлайн-сервис для создания презентаций с большим количеством функций. Поддерживаются оригинальные дизайнерские шаблоны, шрифты, фоны, благодаря которым даже начинающий создаст стильную презентацию. Можно вставлять большое количество изображений, музыку, фон. Как и во всех программах, в ней поддерживается функция совместного редактирования. Готовый проект можно экспортировать в разные форматы, выкладывать в интернет в качестве сайта, запускать онлайн-трансляции. Поддерживается онлайн на всех платформах.
Все самые популярные программы имеют схожий набор функций, поэтому выбор зависит от удобства и предпочтений.
С чего начать
Создание эффективной презентации начинается еще до этапа подбора визуала и информации. Сначала необходимо определиться с целью доклада и проблематикой аудитории, которая будет его выслушивать: на этом будет строиться его структура. Именно от правильной последовательности повествования зависит внимание слушателей и успех всего выступления.
Для начала нужно правильно сформулировать цель презентации:она должна быть направлена на побуждение аудитории и каким-либо действиям.
Например:
неудачная цель – «Представить проект нового торгового центра», удачная – «Убедить инвесторов вложиться в строительство»;
неудачная цель – «Рассказать о новом функционале продукта», удачная – «Мотивировать производителя запустить товар на рынок»;
неудачная цель – «Рассказать об успехах благотворительного центра», удачная – «Убедить слушателей пожертвовать средства на новый проект».
После этого необходимо понять, что волнует аудиторию: это поможет завладеть ее вниманием и даст понять, что докладчик заинтересован в проблемах зрителей и их решении. На этом этапе необходимо учесть, что любой проект необходимо представлять с точки зрения выгоды для слушателей. Например, их интересуют не просто характеристики товара, а их улучшение по сравнению с предыдущей линейкой, и именно на этом стоит делать акцент в повествовании.
На основании этого необходимо сформировать последовательность изложения презентации. Чаще всего используется «S-образная структура»:
введение;
обозначение проблематики;
представление решения проблемы;
заключение с побуждением к действию.
Более подробная структура будет зависеть от объекта доклада. Например, для презентации компании нужно сделать акцент на представлении собственного бренда, преимуществах и возможностях, фактах, подтвержденных цифрами, достижениях, сотрудниках. Если же необходимо представить продукт, нужно очертить список проблем, которые он может решить, и сделать акцент на характеристиках товара. Но любая презентация должна заканчиваться призывом к действию и сопровождаться контактами, по которыми можно связаться с сотрудниками.
Этапы создания презентации
После того как цель и проблематика определены, можно приступать непосредственно к созданию презентации. Этот процесс проходит поэтапно.
Сбор материала. Для этого нужно разработать доклад, который будет сопровождать слайд-шоу, согласно утвержденной структуре, и выделить из него краткую информацию. Это удобно представлять в виде таблицы: в одном столбце – текст, который будет представлен в устной форме, в другом – то, что будет написано на экране. Это поможет распределить сплошной доклад по слайдам.
Разработка визуала. На следующем этапе необходимо решить, как будет выглядеть презентация, определиться со стилем, переходами, провести шрифтовую работу. Нужно определиться со стилистикой титульного листа, разделителей, информационных слайдов.
Наполнение. Вся необходимая информация размещается на слайдах, добавляются заголовки, графические элементы, изображения, схемы. Также на этом этапе добавляют указатели, стрелки, переходы.
Оптимизация. После того как основная часть презентации готова, ее необходимо пересмотреть и исправить ошибки: сократить слишком длинный текст, выровнять изображения, добавить недостающее или убрать лишнее. Если есть возможность, лучше заняться редактированием через несколько дней: так проще будет увидеть недостатки.
Верстка. Текст и изображения выравниваются так, чтобы при переходе между слайдами они находились на одном уровне и выглядели гармонично. Для этого лучше воспользоваться направляющими. Также необходимо проверить, сохраняется ли единство шрифтов и цветов.
Тестовое выступление. После того как презентация завершена, необходимо прочесть доклад: это поможет проверить текст на отсутствие неточностей, логических ошибок, недостатков в визуальной части презентации. Также необходимо засечь время и проверить, укладывается ли доклад в назначенные временные рамки. Здесь же нужно предусмотреть, кто будет переключать слайды: сам докладчик или его помощник. В докладе нужно отметить моменты переходов, чтобы было проще ориентироваться.
Даже если кажется, что все ошибки устранены, непосредственно перед выступлением лучше перечитать презентацию еще раз, чтобы удостовериться в логичности повествования и отсутствии проблем в визуальной части.
Распространенные ошибки
Чтобы повысить качество собственной презентации, лучше ознакомиться с ошибками, которые часто совершают начинающие.
Избыток слайдов. Чрезмерно большое количество информации не запоминается, слушатели теряют интерес к докладу.
Слишком много информации на слайде. Избыток текста не запоминается, его не успевают прочитать, поэтому лучше преподносить его в устной форме, а на слайде размещать не более 1-2 предложений.
Мелкий шрифт. Нечитаемый текст будет бесполезным и отвлечет внимание аудитории.
Использование шаблонов. Несмотря на их обилие в различных программах, чаще всего они выглядят дешево и создают впечатление доклада, составленного на скорую руку.
Неверное цветовое решение. Текст на неконтрастном фоне не будет восприниматься, его не прочитают с большого расстояния.
Низкое качество картинок. Пиксельные картинки плохого разрешения не только не позволят рассмотреть, что на них изображено, но и сделают некачественной всю презентацию.
Выравнивание текста по центру. Длинный текст будет плохо восприниматься и выглядеть негармонично.
Объемные таблицы и диаграммы. Если на восприятие информации требуется более 10 секунд, ее лучше разбить на части: пока зрители будут изучать иллюстрацию, прослушают устный текст.
Избыток информации о компании. Она уместна только тогда, когда презентация создается непосредственно для бренда. Но даже в этом случае нужно сделать акцент не на сухих фактах, а на достижениях, возможностях, перспективах развития.
Наличие слайда «Спасибо за внимание». Это выглядит как благодарность за потраченное впустую время. Намного эффективнее на последнем слайде будет призвать к покупке или обращению в компанию, оставить контакты, резюмировать сказанное.
Полезные советы
А вот к каким советам лучше прислушаться, чтобы презентация была эффективной.
Используйте хорошие изображения. Фото высокого разрешения, не взятые из фотобанков, повысят качество презентации. Если они демонстрируют реальную жизнь компании и подтверждают сказанное докладчиком, это расположит слушателей и внушит им доверие.
Не забывайте о воздухе на слайдах. Лучше не переусердствовать с картинками и текстом – так информация воспримется лучше. А пустое пространство поможет сконцентрироваться на важном.
Занимайтесь шрифтовой работой. Не используйте больше двух шрифтов в одном проекте, избегайте рукописного текста и засечек. Чем проще шрифт – тем лучше он воспринимается с расстояния.
Пользуйтесь иконками. Они помогают воспринимать информацию, структурируют ее, перемещают акцент на ключевые моменты. Тем более, наличие иконок делает презентацию гораздо более профессиональной.
Всегда перечитывайте презентацию перед выступлением. Логические несостыковки, недостатки верстки, пропущенное выравнивание текста или неотредактированный шрифт может не броситься в глаза во время работы над слайдами, но будет заметен во время чтения доклада.
Качественно разработанная презентация – это залог успеха на выступлении. Справиться с ней сможет даже новичок, если будет четко следовать логичной структуре, избегать распространенных ошибок и пользоваться советами профессионалов.