Качественная и эффективная презентация – залог успеха выступления докладчика. Она поможет представить научную работу, продвинуть бренд, запустить продажи товаров, наглядно иллюстрируя информацию и подчеркивая сказанное в докладе. Разберемся, какой должна быть хорошая презентация и как ее создать.
Программы для создания презентаций
Перед началом работы над презентацией необходимо определиться, в какой программе она будет создаваться. Выбирать нужно из следующих наиболее распространенных программ.
- Microsoft PowerPoint. Это наиболее известная программа для работы с презентациями, которая хорошо подойдет и новичкам, и профессионалам. В ней поддерживается большое количество шрифтов, шаблонов, фонов, переходов, инструментов для редактирования, есть возможность вставки аудио и видео, создания графиков и таблиц. Над презентацией можно работать с разных устройств или в команде. Она отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, похожим на Word, хотя новичку придется разбираться с дополнительными функциями. Поддерживается версия на MacOS, Windows, iOS и Android, а также веб-версия.
- Google Slides. Сервис для создания презентаций с очень простым интерфейсом и большим количеством функций. Редактировать файлы можно в режиме онлайн, открывать доступ к просмотру и внесению правок другим людям, просматривать список изменений. Поддерживается большое количество различных шрифтов и шаблонов слайдов, можно добавлять фоны, неограниченное число изображений, аудио, видео, настраивать переходы. Интерфейс будет хорошо понятен даже новичку, а большое количество функций позволит создавать профессиональные презентации. Поддерживается на всех платформах и в онлайн-версии.
- Canva. Признанный профессионалами и доступный для новичков онлайн-сервис для создания презентаций с большим количеством функций. Поддерживаются оригинальные дизайнерские шаблоны, шрифты, фоны, благодаря которым даже начинающий создаст стильную презентацию. Можно вставлять большое количество изображений, музыку, фон. Как и во всех программах, в ней поддерживается функция совместного редактирования. Готовый проект можно экспортировать в разные форматы, выкладывать в интернет в качестве сайта, запускать онлайн-трансляции. Поддерживается онлайн на всех платформах.
Все самые популярные программы имеют схожий набор функций, поэтому выбор зависит от удобства и предпочтений.
С чего начать
Создание эффективной презентации начинается еще до этапа подбора визуала и информации. Сначала необходимо определиться с целью доклада и проблематикой аудитории, которая будет его выслушивать: на этом будет строиться его структура. Именно от правильной последовательности повествования зависит внимание слушателей и успех всего выступления.
Для начала нужно правильно сформулировать цель презентации: она должна быть направлена на побуждение аудитории и каким-либо действиям.
Например:
- неудачная цель – «Представить проект нового торгового центра», удачная – «Убедить инвесторов вложиться в строительство»;
- неудачная цель – «Рассказать о новом функционале продукта», удачная – «Мотивировать производителя запустить товар на рынок»;
- неудачная цель – «Рассказать об успехах благотворительного центра», удачная – «Убедить слушателей пожертвовать средства на новый проект».
После этого необходимо понять, что волнует аудиторию: это поможет завладеть ее вниманием и даст понять, что докладчик заинтересован в проблемах зрителей и их решении. На этом этапе необходимо учесть, что любой проект необходимо представлять с точки зрения выгоды для слушателей. Например, их интересуют не просто характеристики товара, а их улучшение по сравнению с предыдущей линейкой, и именно на этом стоит делать акцент в повествовании.
На основании этого необходимо сформировать последовательность изложения презентации.
Чаще всего используется «S-образная структура»:
- введение;
- обозначение проблематики;
- представление решения проблемы;
- заключение с побуждением к действию.
Более подробная структура будет зависеть от объекта доклада. Например, для презентации компании нужно сделать акцент на представлении собственного бренда, преимуществах и возможностях, фактах, подтвержденных цифрами, достижениях, сотрудниках. Если же необходимо представить продукт, нужно очертить список проблем, которые он может решить, и сделать акцент на характеристиках товара. Но любая презентация должна заканчиваться призывом к действию и сопровождаться контактами, по которыми можно связаться с сотрудниками.
Этапы создания презентации
После того как цель и проблематика определены, можно приступать непосредственно к созданию презентации. Этот процесс проходит поэтапно.
- Сбор материала. Для этого нужно разработать доклад, который будет сопровождать слайд-шоу, согласно утвержденной структуре, и выделить из него краткую информацию. Это удобно представлять в виде таблицы: в одном столбце – текст, который будет представлен в устной форме, в другом – то, что будет написано на экране. Это поможет распределить сплошной доклад по слайдам.
- Разработка визуала. На следующем этапе необходимо решить, как будет выглядеть презентация, определиться со стилем, переходами, провести шрифтовую работу. Нужно определиться со стилистикой титульного листа, разделителей, информационных слайдов.
- Наполнение. Вся необходимая информация размещается на слайдах, добавляются заголовки, графические элементы, изображения, схемы. Также на этом этапе добавляют указатели, стрелки, переходы.
- Оптимизация. После того как основная часть презентации готова, ее необходимо пересмотреть и исправить ошибки: сократить слишком длинный текст, выровнять изображения, добавить недостающее или убрать лишнее. Если есть возможность, лучше заняться редактированием через несколько дней: так проще будет увидеть недостатки.
- Верстка. Текст и изображения выравниваются так, чтобы при переходе между слайдами они находились на одном уровне и выглядели гармонично. Для этого лучше воспользоваться направляющими. Также необходимо проверить, сохраняется ли единство шрифтов и цветов.
- Тестовое выступление. После того как презентация завершена, необходимо прочесть доклад: это поможет проверить текст на отсутствие неточностей, логических ошибок, недостатков в визуальной части презентации. Также необходимо засечь время и проверить, укладывается ли доклад в назначенные временные рамки. Здесь же нужно предусмотреть, кто будет переключать слайды: сам докладчик или его помощник. В докладе нужно отметить моменты переходов, чтобы было проще ориентироваться.
Даже если кажется, что все ошибки устранены, непосредственно перед выступлением лучше перечитать презентацию еще раз, чтобы удостовериться в логичности повествования и отсутствии проблем в визуальной части.
Распространенные ошибки
Чтобы повысить качество собственной презентации, лучше ознакомиться с ошибками, которые часто совершают начинающие.
- Избыток слайдов. Чрезмерно большое количество информации не запоминается, слушатели теряют интерес к докладу.
- Слишком много информации на слайде. Избыток текста не запоминается, его не успевают прочитать, поэтому лучше преподносить его в устной форме, а на слайде размещать не более 1-2 предложений.
- Мелкий шрифт. Нечитаемый текст будет бесполезным и отвлечет внимание аудитории.
- Использование шаблонов. Несмотря на их обилие в различных программах, чаще всего они выглядят дешево и создают впечатление доклада, составленного на скорую руку.
- Неверное цветовое решение. Текст на неконтрастном фоне не будет восприниматься, его не прочитают с большого расстояния.
- Низкое качество картинок. Пиксельные картинки плохого разрешения не только не позволят рассмотреть, что на них изображено, но и сделают некачественной всю презентацию.
- Выравнивание текста по центру. Длинный текст будет плохо восприниматься и выглядеть негармонично.
- Объемные таблицы и диаграммы. Если на восприятие информации требуется более 10 секунд, ее лучше разбить на части: пока зрители будут изучать иллюстрацию, прослушают устный текст.
- Избыток информации о компании. Она уместна только тогда, когда презентация создается непосредственно для бренда. Но даже в этом случае нужно сделать акцент не на сухих фактах, а на достижениях, возможностях, перспективах развития.
- Наличие слайда «Спасибо за внимание». Это выглядит как благодарность за потраченное впустую время. Намного эффективнее на последнем слайде будет призвать к покупке или обращению в компанию, оставить контакты, резюмировать сказанное.
Полезные советы
А вот к каким советам лучше прислушаться, чтобы презентация была эффективной.
- Используйте хорошие изображения. Фото высокого разрешения, не взятые из фотобанков, повысят качество презентации. Если они демонстрируют реальную жизнь компании и подтверждают сказанное докладчиком, это расположит слушателей и внушит им доверие.
- Не забывайте о воздухе на слайдах. Лучше не переусердствовать с картинками и текстом – так информация воспримется лучше. А пустое пространство поможет сконцентрироваться на важном.
- Занимайтесь шрифтовой работой. Не используйте больше двух шрифтов в одном проекте, избегайте рукописного текста и засечек. Чем проще шрифт – тем лучше он воспринимается с расстояния.
- Пользуйтесь иконками. Они помогают воспринимать информацию, структурируют ее, перемещают акцент на ключевые моменты. Тем более, наличие иконок делает презентацию гораздо более профессиональной.
- Всегда перечитывайте презентацию перед выступлением. Логические несостыковки, недостатки верстки, пропущенное выравнивание текста или неотредактированный шрифт может не броситься в глаза во время работы над слайдами, но будет заметен во время чтения доклада.