Структура презентации – это ее основа, сюжет, вокруг которого будет строиться повествование. Без нее в выступлении будет отсутствовать логика, из-за чего интерес слушателей снизится, а поставленные цели не будут достигнуты. Поэтому перед тем, как работать над наполнением презентации и ее визуальной составляющей, нужно в первую очередь определиться с последовательностью доклада.
С чего начать
Подбор структуры презентации – это первый шаг, который нужно сделать еще до начала ее разработки. Для этого не понадобится ни компьютер, ни специальные программы – удобнее всего будет делать заметки при помощи ручки и блокнота. Главное правило на этом этапе – совместить то, что интересно аудитории, с тем, что необходимо рассказать на презентации.
Итак, сначала нужно четко сформулировать цель доклада: она должна быть узкой и конкретной. Только так зрители смогут понять, о чем говорит докладчик и какие действия должны последовать после просмотра презентации. Например, плохо сформулированная цель звучит «Рассказать клиентам о выгодах новых тарифных планах», а хорошо сформулированная – «Убедить клиента перейти на новый тариф». Если в первом случае рассказ не побуждает слушателей к покупке, то во втором – является призывом к действию.
После формулирования цели нужно определить, что волнует аудиторию и какие ее проблемы нужно решать. Например, клиентов волнует не сам тариф, а возможность ежемесячной автоматической оплаты, самостоятельного выбора необходимых опций, расширения возможностей без повышения стоимости. Эти пункты должны быть освещены в презентации – такой подход говорит о клиентоориентированности и о том, что докладчик хочет не просто продать продукт, а удовлетворить им все потребности своей целевой аудитории. Более того, это позволит захватить внимание слушателей – монотонный рассказ о преимуществах компании вызывает гораздо меньше интереса, чем разговор о реальных проблемах, касающихся клиентов.
Наиболее распространенная структура
После того, как определена цель и проблематика, можно приступать непосредственно к разработке структуры. Наиболее часто используется так называемая «S-образная» структура, содержащая следующие разделы.
- Введение. Приветственное слово, при необходимости – краткая информация о компании, подводящая к сути доклада.
- Актуальность и проблема. Прежде чем говорить о преимуществах товара, продукта, компании нужно очертить, для чего она существует и с какими проблемами справляется. Важно, чтобы они соответствовали интересам аудитории: это поможет завладеть ее вниманием.
- Решение. Наибольшая часть презентации (но при этом она не должна быть затянутой). Рассказывает об основных преимуществах компании или продукта, о том, какую пользу они принесут клиентам, чем будут полезны и чем отличаются от конкурентов.
- Выводы. Краткое резюме сказанного ранее и призыв к действию.
Структуры для разных видов презентаций
Несмотря на то, что общий порядок повествования остается неизменным, структура слайда может различаться в зависимости от того, для чего делается презентация, какие преследует цели, перед какой аудиторией планирует выступать докладчик.
Презентация для компании
Презентация для компании создается для того, чтобы заинтересовать потенциальных клиентов, партнеров, инвесторов, привлечь внимание к новым направлениям деятельности и продукции. В этом случае очень важно найти золотую середину – показать себя с выгодной стороны и подчеркнуть преимущество перед конкурентами, но в то же время не превратить доклад в монотонное нахваливание себя, которое оттолкнет слушателей. Чтобы соблюсти баланс, нужно придерживаться следующей структуры.
- О компании. Знакомство, краткая информация о бренде и основных видах деятельности, его основных целях и задачах. Блок должен занимать не более 5 слайдов и не более 2-х минут повествования, чтобы аудитория не потеряла интерес.
- Факты, возможности, преимущества. Продолжение рассказа о компании, но с точки зрения ее выгоды для клиента: какие его проблемы она может решить. Сюда же можно добавить краткую инфографику с цифрами, описывающими деятельность компании, особенно когда презентация создается для партнеров и инвесторов.
- Награды и достижения – если есть. Сюда можно вставить многолетний опыт на рынке, сотрудничество с известными корпорациями, награды, дипломы, сертификаты. Должен занимать не больше 2-3 слайдов.
- Портфолио, кейсы. В этом блоке нужно разместить самые лучшие примеры работ и короткие рассказы о них. Идеальное количество – от 3 до 5, лучше разноплановых, чтобы раскрыть свою компанию со всех сторон.
- Штат компании. В этом блоке можно показать, что компания – это живые люди: такой подход вызывает доверие. Можно рассказать об организационной структуре, ведущих специалистах: тех, с кем будут работать клиенты и партнеры.
- Отзывы. Можно рассказать о клиентах, с которыми уже сотрудничала компания, и разместить их реальные отклики о работе. Если же бренд начинающий и пока не может похвастаться этим, лучше не приукрашивать и пропустить этот блок.
- Заключение. Краткое резюме сказанного, контакты, призыв к действию. А вот от слайда «Спасибо за внимание» обязательно стоит отказаться – он портит впечатление, создает ощущение скуки не несет никакой смысловой нагрузки. В качестве логического завершения, слайда, который будет сопровождать конец доклада, можно использовать цитату или слоган компании.
Презентация для продукта
Презентация продукта должна быть продающей, поэтому очень важно, чтобы она была эффективной и по-настоящему заинтересовывала слушателей. В отличие от доклада для компании, здесь должно присутствовать больше конкретики и ориентированность на целевую аудиторию. Приемлема следующая структура презентации.
- Приветствие и краткие сведения о компании. Действительно краткие – не больше 2-3 слайдов вместе с титульным.
- Проблемы аудитории. Клиенты заинтересуются, если докладчик начнет рассказывать о том, что их волнует. Разумеется, говорить стоит только о тех проблемах, которые может решить продукт. Здесь же стоит объяснить причины, по которым возникают эти сложности, чтобы показать глубокую компетентность в вопросе.
- Возможности продукта. Следующий блок необходимо уделить техническим характеристикам продукта. Важно правильно выбрать стиль повествования: не слишком сухой и научный, но и не столь просторечный: как правило, клиент имеет некоторое представление о продукте и о том, какими свойствами он должен обладать.
- Преимущества продукта перед аналогичными на рынке. Тут уместно будет использовать статистику и цифры: слова без доказательств и фактов не внушают доверия.
- Стоимость. Этот пункт должен располагаться после преимуществ, но до окончания презентации: клиент должен понять, за что он платит деньги, но при этом узнать о цене сразу после того, как узнал о всех возможностях продукта и хорошо о них помнит.
- Другие преимущества. Если клиент сохраняет внимание до этого слайда, значит, его заинтересовали возможности продукта и соотношение цены и качества, и теперь необходимо убедить его в том, что товар стоит приобрести. Тут можно перечислить примеры его использования, достижения, уже существующие реальные отзывы, возможности выгоды, бонусные программы.
- Призыв к действию. Заключительные слайды должны побуждать клиента обратиться за услугой или приобрести товар и содержать контактную информацию.
Без каких слайдов не обойтись
Некоторые слайды задают структуру презентации, способствуют логичности повествования, содержат наиболее важную информацию, поэтому без них не обходится ни одна презентация. К ним относятся следующие.
- Титульный слайд. Должен содержать цепляющий заголовок, глядя на который, слушатели поймут, что презентация будет для них интересна. Он должен занимать большую часть слайда и формулировать вопрос, который будет раскрыт в процессе доклада. Заголовок следует писать простым и понятным, но не примитивным языком.
- Оглавление. Этот слайд особенно важен для объемных докладов на 50-70 слайдов: так аудитория поймет, что не зря тратит время и содержание презентации для нее полезно. Всю презентацию нужно разбить на 3-5 смысловых блока, и при этом не нужно указывать слова типа «содержание» или «оглавление». Чтобы сделать слайд еще более полезным, на нем можно разместить краткую информацию о каждом смысловом блоке.
- Разделители. Это слайды с минимальным количеством информации, которые отделяют один смысловой блок от другого. Во время слушания однообразного доклада аудитория постепенно теряет интерес, а такие разделители помогают ей следить за ходом мысли докладчика. Чаще всего они оформляются в стилистике титульного слайда и кроме подзаголовка содержат 1-2 коротких предложения.
- Резюме. Слайд с выводами в конце, которые помогают слушателям подытожить информацию и сделать вывод относительно продукта и компании. На нем размещают основные факты о бренде или преимущества товаров в зависимости от темы презентации. Он должен быть максимально полезным и полностью отражать сжатую суть доклада.
- Заключение. Несколько лет назад было модно писать «спасибо за внимание», часто со смешной картинкой, сейчас же это считается признаком неэффективной дешевой презентации. Последний слайд должен побуждать клиента к действию, призывать обратиться в компанию, инвестировать в проект, купить товар. На нем лучше разместить завлекающую и цепляющую фразу, которая поможет сложить правильное впечатление у слушателей и убедит в надежности бренда или продукта.